No Brasil, há cerca de 5,1 milhões de empresas e até 2015, este número pode chegar a 8,8 milhões. Destes dados, 98% são MPEs (Micro e Pequenas Empresas). Os pequenos negócios, formais e informais, respondem por mais de dois terços das ocupações do setor privado. Com tanta concorrência, gerar competitividade e agregar valor a cada atividade da empresa requer atenção e, principalmente, preparo.

Para garantir eficiência no negócio, abusar da tecnologia, da boa gestão e principalmente da informatização podem garantir mais sucesso e qualidade para os pequenos negócios. Informatizar significa agregar qualidade, eficiência e rapidez nas operações diárias, melhorando a produtividade da empresa e não apenas investir em computadores e maquinários. Entre os benefícios que podem ser listados está:

- Informações mais precisas e atualizadas sobre o empreendimento ¿ por exemplo, fluxo de caixa, controle de estoque ou acompanhamento de contas a pagar e/ou receber
- Melhores condições para que os colaboradores trabalharem com maior rapidez e precisão. 
- Qualidade no atendimento prestado ao cliente, pois se tornará mais ágil e adequado às expectativas dele. 

Para obter sucesso na informatização da empresa é preciso conhecer e definir as necessidades reais do negócio, dando atenção para os softwares ou programas e as suas aplicabilidades na empresa. Antes de tudo, a informatização nas MPEs depende de três análises para se alcançar bons resultados:

A) Análise Operacional: avaliar os processos que agrupam diversas atividades empresariais específicas realizadas na empresa para atender, inclusive, ao modelo de gestão utilizado.
B) Análise Funcional: observar as atividades realizadas por colaboradores no relacionamento com clientes e fornecedores, proporcionando recursos à gestão empresarial competitiva.
C) Análise de Mercado: examinar e atender aos padrões implantados no segmento de mercado, em função das necessidades de competição, obrigando a empresa a seguir um determinado padrão estabelecido no mercado. (Ex: um supermercado com seus caixas, checkout, ponto-de-venda).

Analisando estas três premissas, a MPE que deseja informatizar seu negócio precisa, primeiramente, observar quais são os pontos que precisam ser melhorados e os gargalos existentes, assim como isso poderá ser sanado. Além disso, é preciso saber qual o software que melhor atenderá as necessidades da empresa. 

- Um software especializado, por exemplo, é desenvolvido para atender empresas de um ramo específico de atividade econômica (salão de beleza, pet-shop, loja de informática, etc.), nos quais são definidos padrões de processos em relação à atividade empresarial, principalmente quanto aos bancos de dados de itens de estoque, modelo de atendimento, controles de compra e venda, emissão de notas fiscais, relatórios de acompanhamento e gerenciais, entre outras funções.

- Já um software específico, que é criado sob encomenda ou que, no decorrer da implantação, se torna específico para determinada empresa em função de processos e critérios de entrada de dados e relatórios, são direcionados à atender todas as necessidades de controle de gestão de uma única empresa.
Definidas estas duas etapas, o próximo passo é ir em busca da estrutura que permitirá a funcionalidade das operações. Entre as ferramentas básicas necessárias estão: hardwares (equipamentos, como microcomputadores, impressoras ou servidores) e softwares, plataformas e aplicativos (programas de computador responsáveis pela automatização dos processos). 

Para evitar altos custos na hora da compra dos equipamentos é necessário que os empresários escolham previamente o software que irá adquirir e verifique as respectivas compatibilidades do mesmo para a aquisição dos hardwares.

É fundamental que a empresa já tenha estabelecido o costume de promover controles, administrativos ou financeiros para a captura das informações e tenham realizado análises de resultado dentro de critérios estabelecidos.
Estas necessidades empresariais se mostrarão determinantes na aquisição do software, pois será o parâmetro básico das necessidades de gestão da empresa, fazendo uso a exemplo do cadastro de produtos, fornecedores e clientes, com o controle de estoque e os controles financeiros, incluindo o fluxo de caixa e o demonstrativo de resultados.

Contratar profissionais ou cuidar de tudo sozinho?

Antes de começar a informatizar a empresa é necessário levantar os custos e a necessidade de contratar profissionais especializados para realizar o trabalho. Muitas vezes, vale mais a pena estar rodeado de bons profissionais que farão o trabalho adequado, do que arriscar atividades incompletas ou erradas. Um técnico em informática poderá auxiliar na instalação e configuração dos equipamentos.
O custo para informatizar uma empresa irá depender do número de equipamentos necessários. O empreendedor deverá investir inicialmente em torno de R$ 5.000,00, levando-se em consideração que os softwares podem ser utilizados em computadores de configurações mais simples, o que diminui o custo do investimento em equipamentos.

Michelyne Andrade Fileto é gerente de negócios da Epratico - empresa especializada em softwares e plataformas para pequenas e médias empresas.